Die mobile Auftragsbearbeitung im Facility und Lifecycle Management ist zum heutigen Zeitpunkt für die meisten Unternehmen Standard. Doch nur weil die Mitarbeiter und Techniker von unterwegs mit einem Tablet oder Smartphone arbeiten, heisst es noch lange nicht, dass das Potential ausgeschöpft ist. Zwei Irrtümer sind in diesem Zusammenhang häufig anzutreffen:
Erfasste Daten bleiben auf dem Gerät
Das FM-Team verwendet Apps, die keine Anbindung zur zentralen Datenbank haben, resp. keine Datenerfassung erlauben. Die Koordination und Aufgabenverteilung innerhalb des Teams erfolgt beispielsweise über Mail, Textnachricht oder Kalendereintrag. Dasselbe gilt auch für das Weiterleiten von Störmeldungen (z.B. Alarme von einer technischen Anlage oder Kundenreklamationen). Der zuständige Techniker kann zwar reagieren, doch hat er keinerlei Möglichkeit Rückmeldungen oder Aufwände zu erfassen. Eine Nacherfassung der Daten im System ist meist unvollständig und vor allem unbeliebt bei den Mitarbeitenden. Gerade diese Daten sind aber unabdingbar, um kritische Anlagen zu identifizieren (Stichwort „Schwachstellenanalyse“) und Feuerwehrübungen zu reduzieren.
Die Stärken der mobilen Geräte werden nicht genutzt
Die Auftragsbearbeitung lässt sich über Tablets auch etwa per Excelsheets bewältigen – was strenggenommen ebenfalls als „mobile Auftragsbearbeitung“ bezeichnet werden kann. Doch dabei wird praktisch eine Desktop-Anwendung 1:1 auf das mobile Gerät übertragen, ohne die Stärken des Geräts auszunutzen. Meistens sind es die kleinen Features, die für den Anwender einen Unterschied machen, wie die Möglichkeit einfach Informationen mit Arbeitskollegen zu teilen, Fotos von Defekten direkt zu bearbeiten und als Aufträge zu erfassen, kurze Audioaufnahmen bei Anlagen zu hinterlegen (weil gewisse Techniker ungern auf den kleinen Smartphones tippen). Zudem ist es hilfreich, wenn die Bedienung und Navigation sich an etablierte Standards halten, wie etwa dem Material Design von Google. Beispiele dafür sind das Swipen, welches aus E-Mail-Apps bekannt ist oder der Action-Button. Dadurch finden sich die Anwender schneller zurecht und der Schulungsaufwand wird reduziert.
Rechnung muss ebenfalls der kleineren Bildschirmgrösse getragen werden: Listen mit vielen Spalten oder Matrizen sind auf den mobilen Geräten schwer zu überblicken und zu bearbeiten. Dieser Umstand lässt sich aber zum Vorteil ummünzen: Da das operative Personal in erster Linie die mobilen Geräte einsetzt, kann der Funktionsumfang reduziert werden: Vor allem die Datenerfassung und das schnelle Finden der relevanten Information (z.B. die letzten Arbeiten an einer Anlage, Live-Temperaturwerte von einem Raum usw.) sollten im Vordergrund stehen.
Fazit
Die mobile Auftragsbearbeitung ist ein breiter Begriff. Wer das Potential ausschöpfen will, muss sich bewusst sein, dass mobile Geräte eigene „Spielregeln“ haben. Es lohnt sich diese zu kennen und zu beachten, denn dadurch lassen sich Prozesse stark vereinfachen und die Datenqualität erhöhen.